Politique en matière de confidentialité

En tant que société fiduciaire sise en Suisse, nous sommes soumis à la Loi fédérale en matière de protection des données, étant précisé que, quelles que soient les circonstances, nous demeurons tenus de respecter nos obligations en matière de secret professionnel. Ne ciblant pas délibérément de résidents européens en relation avec la fourniture de nos services au sens de l’art. 3.2 RGDP, nous n’estimons pas être soumis dans le cadre de nos activités au RGPD. La présente politique peut être revue en tant que de besoin. Version en vigueur : août 2023

Déclaration relative à la protection des données

1. Qui nous sommes

 Fidinter, fondée en 1918 est une fiduciaire suisse dont les bureaux se situent à Lausanne, Zürich et Zug. Sous la marque Fidinter, notre Groupe exploite actuellement quatre sociétés au niveau national, offrant ainsi un large spectre de prestations de services dans les domaines notamment de la révision, du conseil fiscal, de la comptabilité, du conseil d’entreprise et de l’externalisation.

2. Principes de base du traitement des données

La présente déclaration relative à la protection des données décrit comment nous traitons les données personnelles, en particulier quelles données personnelles nous collectons et à quelles fins. Elle régit, en outre, la transmission des données, la période de conservation ainsi que vos droits. On entend par données personnelles (ci-après également appelées données) toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. La notion de traitement des données doit être comprise en fonction de la situation et comprend toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage ou la destruction de données. Nous collectons et traitons des données personnelles afin d’accomplir nos tâches professionnelles, conformément aux dispositions légales et contractuelles. La collecte, le traitement et l’utilisation des données personnelles sont soumis aux dispositions légales en vigueur en Suisse[1] et, le cas échéant, en Europe[2]. Nous collectons les données personnelles de manière transparente et dans le respect des principes de proportionnalité et finalité. Les données ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaires à l’accomplissement de nos tâches et de nos obligations. [1] Loi fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020 [2] Règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD)

3. Objectif de la collecte et du traitement des données personnelles

Nous traitons les données personnelles qui sont nécessaires pour assurer la pérennité, la sécurité et la fiabilité de notre offre. Cela comprend en particulier les objectifs suivants :

• Gestion et administration des relations contractuelles avec les clients, collaborateurs, fournisseurs, etc.;
• Gestion des contacts et communication dans le cadre de la fourniture de prestations;
• Exploitation du site Internet et authentification des utilisateurs enregistrés pour certaines parties de notre site Internet;
• Garantie de la sécurité, respect des obligations légales et exercice de prétentions;
• Envoi d’invitations et organisation d’événements et de webinaires;
• Actions marketing et envoi de newsletters;
• Collecte / analyses statistiques;

4. Quelles données personnelles traitons-nous ?

4.1  Données de contact et données de base générales Selon l’objectif du traitement des données, le segment de clientèle et les domaines de prestations, nous collectons différents types de données personnelles, dont, dans certaines circonstances, des données sensibles. Nous traitons pour tous les contacts, interlocuteurs, partenaires contractuels et clients au moins les données personnelles suivantes:

• nom, prénom, adresse e-mail et, le cas échéant, sexe, adresse, numéro de téléphone, titre, date de naissance, nationalité, profession, informations sur l’employeur, titre, numéro AVS;

• correspondance électronique et écrite (courrier).

En outre, en fonction de l’objectif du traitement des données, du segment de clientèle et du domaine de prestations, nous collectons et traitons des données supplémentaires conformément aux descriptions énoncées dans les paragraphes suivants. 4.2  Données relatives à la gestion des mandats Pour la gestion et l’administration de nos mandats et pour la communication avec notre clientèle, nous traitons les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Pour les entreprises:
  • Forme juridique, capital social et capital libéré, année de fondation de l’entreprise, organe de révision externe, chiffre d’affaires en Suisse et à l’étranger, chiffre d’affaires annuel réalisé par domaine d’activité, n° de registre;
  • Succursales: Lieu de la succursale, raison sociale, adresse, téléphone, Internet, e-mail, langue de correspondance;
  • Informations sur les effectifs: domaines professionnels, nombre de collaborateurs resp. de responsables, pourcentage de postes;
• Informations financières;
• Données d’évaluation des risques:
  • Extraits du registre des poursuites;
  • Direction et contrôle de l’entreprise:
    • Données sur les personnes physiques / associés et membres de la direction impliqués dans l’entreprise: nom, prénom, année de naissance, nationalité, fonction, pourcentage de voix, informations sur l’activité dans l’entreprise;
    • Données sur les sociétés et fondations détenant une participation dans l’entreprise: raison sociale, siège, domaine, degré de participation;
    • Données sur la personne de contact: nom, prénom, date de naissance, e-mail et téléphone;
  • Informations relatives à l’engagement de personnes exerçant une fonction dirigeante auprès d’entreprises tierces et, le cas échéant, nom, prénom, entreprise, secteur d’activité, fonction et taux d’occupation du poste;
  • Données sur les rapports de participations
• Informations liées aux paiement;
• Données relatives aux mandats de gestion des salaires de nos clients telles que :
  • Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
  • Données relatives aux assurances sociales / n° AVS;
  • Informations sur les enfants;
  • Informations sur le poste au sein de notre entreprise, telles que date d’embauche, fonction, salaire, contrat de travail;
  • Informations financières et coordonnées bancaires;
  • Pour les collaborateurs imposés à la source: confession, permis de séjour, informations sur d’autres activités professionnelles, revenus acquis en compensation et informations sur le partenaire;
  • Enregistrement du temps et des vacances;
  • Informations sur les maladies, accidents, congés de maternité ou de paternité, service militaire ou protection civile;
  • Extraits de casier judiciaire et/ou du registre des poursuites;
• Données relatives aux mandats telles que:
  • statuts, procès-verbaux, contrats,
  • données sur les collaborateurs (salaire, assurance sociale),
  • informations comptables et fiscales,
  • données personnelles sensibles [telles que les données relatives à la santé, à la religion, à la perception de l’aide sociale, aux poursuites ou aux faillites].

Ces données sont principalement traitées dans le cadre de prestations dans nos domaines d’activités (audit, conseil, impôts, traitement des salaires ou comptabilité). Il s’agit principalement de données relatives à nos clients. Mais elles peuvent également concerner des tiers, comme des collaborateurs, des personnes de contact ou des personnes qui ont une relation (contractuelle) avec nos clients. Nos clients peuvent donc eux aussi se référer à la présente déclaration relative à la protection des données, mais ils doivent de leur côté prendre des mesures pour se conformer à la loi sur la protection des données. Le traitement des données sert à la gestion et à l’administration des mandats, au contrôle de la solvabilité, à la prévention des conflits d’intérêts et au contrôle de la qualité. Il répond également aux exigences légales et contractuelles. En règle générale, les données sont communiquées et mises à disposition directement par les clients. Toutefois, selon la nature et l’étendue du mandat, elles peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers. Dans certaines circonstances, des données peuvent également être collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées.

4.3  Données pour les mailings et newsletters
Pour l’envoi d’informations sur des manifestations, publications, etc. (à des fins de marketing) ainsi que pour l’envoi de newsletters, nous traitons les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;

Ces données sont nécessaires à la fourniture de la prestation, à la communication ou à la gestion de notre base de clients. Les informations en rapport avec le marketing, les mailings et les newsletters font également l’objet d’une analyse statistique afin d’améliorer en permanence nos prestations de services.  Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing ou vous désabonner de la newsletter.

4.4  Données pour l’organisation et la réalisation de manifestations
Les données personnelles suivantes sont traitées pour l’organisation et la réalisation de manifestations:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Informations sur l’employeur (telles que raison sociale, adresse, adresse e-mail), les participants et intervenants;
• Informations sur la participation à la formation;
• Informations de paiement;
• Dans certaines circonstances, images ou vidéos.

Pour les manifestations en ligne, les données visées au chiffre 4.5 sont également traitées. Les Prénom, nom, éventuellement adresse, e-mail et employeur peuvent être divulgués aux autres participants. Il se peut en outre que vous soyez photographié ou filmé lors de manifestations. Ces données sont traitées pour l’organisation de manifestations, à des fins de réseautage et de marketing. Nous avons besoin des images pour la documentation interne de la manifestation, pour les inclure dans une newsletter ou sur notre site Internet et nos réseaux de médias sociaux, pour la rédaction de rapports et, le cas échéant, pour informer nos membres de la manifestation. Les participants ont la possibilité de faire savoir au photographe, avant ou au moment de la prise de vue, qu’ils ne souhaitent pas apparaître sur les images correspondantes.

4.5  Données liées à la communication directe (téléphone, e-mail ou chat, réunions en ligne, visioconférences et/ou webinaires, etc.)
Les réunions en ligne, les visioconférences et/ou les webinaires que nous organisons sont réalisés avec Microsoft Teams / Zoom / 3CX. Pour la communication directe par téléphone, e-mail, par le biais d’une solution de collaboration ou par chat, nous, et si nécessaire nos prestataires de services correspondants, pouvons traiter les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Autres données personnelles contenues dans l’e-mail;
• Données relatives à la communication telles que l’adresse IP, l’heure et la durée de la communication;
• Enregistrements de visioconférence, si nécessaire;

Nous traitons ces données personnelles en vue de fournir et d’améliorer nos prestations de services à nos clients et à d’autres tiers intéressés.

4.6  Données relatives au personnel
Les données suivantes sont traitées pour la gestion du personnel : Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;

• Données relatives aux assurances sociales / n° AVS;
• Informations sur les enfants;
• Informations sur le poste au sein de notre entreprise, telles que date d’embauche, fonction, salaire, contrat de travail;
• Informations relatives à la candidature telles que lettre de motivation, CV, certificats de travail, diplômes, évaluation des entretiens d’embauche, assessments, références;
• Informations financières et coordonnées bancaires;
• Pour les collaborateurs imposés à la source: confession, permis de séjour, informations sur d’autres activités professionnelles, revenus acquis en compensation et informations sur le partenaire;
• Informations sur l’entretien d’évaluation périodique;
• Enregistrement du temps et des vacances;
• Informations sur les maladies, accidents, congés de maternité ou de paternité, service militaire ou protection civile;
• Extraits de casier judiciaire et/ou du registre des poursuites
• Copies de pièces d’identité

Les dossiers de candidature qui n’aboutissent pas à une embauche sont supprimés / détruits à l’issue de la procédure de candidature, à moins que nous n’ayons obtenu l’autorisation de les conserver.

4.7  Fournisseurs et autres partenaires contractuels
Nous traitons les données personnelles suivantes des partenaires commerciaux qui effectuent des prestations de services ou des livraisons pour nous:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Informations financières telles que coordonnées bancaires;
• Informations disponibles dans le contrat (telles que données sur les collaborateurs responsables, conseillers, informations sur la prestation fournie, etc.);

Nous traitons ces données en exécution d’un contrat et en application des périodes de conservation légales en vertu du droit commercial et fiscal. Si nos partenaires contractuels ont accès à nos données personnelles dans le cadre de l’exécution de leur mission [p. ex. sociétés informatiques], nous concluons avec eux un contrat de sous-traitance correspondant.

4.8  Exploitation, amélioration et contrôle du site Internet, d’autres canaux électroniques
4.8.1 Fichiers journaux (logfiles) du serveur
Notre site Internet peut être utilisé sans qu’il soit nécessaire de divulguer des données personnelles étendues. Toutefois, le serveur collecte des informations sur l’utilisateur à chaque consultation. Celles-ci sont sauvegardées temporairement dans les fichiers journaux du serveur. Il n’est cependant pas possible d’attribuer ces informations à une personne précise. Les fichiers journaux contiennent les informations suivantes:

• la date, l’heure d’accès et la quantité de données,
• le navigateur utilisé et le système d’exploitation,
• le nom de domaine du fournisseur,
• la page à partir de laquelle vous êtes arrivé sur notre site (Refered-Url),
• la requête de recherche,
• l’adresse IP.

La collecte de ces données est techniquement nécessaire: elles servent à la stabilité et à la sécurité du site Internet et sont utilisées pour analyser l’utilisation du site Internet et l’améliorer. Elles permettent, en outre, un contrôle précis en cas de suspicion d’utilisation illégale de notre site Internet.

4.8.2 Cookies
Notre site Internet utilise des cookies et des technologies similaires. Si les paramètres de votre appareil l’autorisent, nous utilisons des cookies et des outils similaires afin de vous offrir une expérience de navigation optimale sur notre site Internet. Les cookies sont des fichiers textes qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permettent d’analyser votre utilisation du site Internet ou de remplir des formulaires. Ils facilitent la présentation de notre site Internet et vous aident à naviguer sur notre site. Les cookies collectent des données telles que:

• l’adresse IP,
• le site Internet à partir duquel vous nous rendez visite,
• le type d’appareil que vous utilisez,
• la manière dont vous utilisez notre fonction de recherche (ce que l’on appelle Search-Log),
• les différentes actions que vous effectuez lorsque vous recevez la newsletter.

Vous trouverez d’autres informations sur l’utilisation des cookies dans les informations relatives à l’utilisation des outils d’analyse web (chiffres 6.1 et 6.2). Il est également possible de visiter notre site Internet sans cookies, en paramétrant le navigateur de façon à ce qu’il empêche l’enregistrement des cookies. Cependant, ce paramétrage peut restreindre les possibilités d’utilisation du site Internet. Nous n’utilisons en aucun cas les cookies pour installer des programmes malveillants ou espions sur votre ordinateur.

4.9  Garantie de sécurité, respect des obligations légales et exercice de prétentions
Nous pouvons traiter les données personnelles susmentionnées afin de garantir la sécurité et de faire valoir vos droits, si cela s’avère nécessaire, et, à cet effet, les transmettre à des tiers tels que des tribunaux ou offices.

5. Saisie des données, période de conservation, mesures de sécurité

5.1. Saisie des données
En règle générale, nous obtenons les données personnelles mentionnées au chiffre 4 directement de votre part à partir du moment où vous bénéficiez de l’une des prestations. Toutefois, dans le cas de mandats, les données peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers, selon la nature et l’étendue du mandat. [Le cas échéant, complément pour les données provenant de tiers.] Nous utilisons également des informations accessibles au public dans les médias et sur Internet dans la mesure où cela est indiqué dans un cas concret (p. ex. dans le cadre d’une candidature, lors de la sélection d’enseignants et d’intervenants), ainsi que des données en rapport avec l’utilisation du site Internet (voir chiffre 4.8).

5.2. Période de conservation
Nous conservons les données personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, pendant les durées de conservation légales ou contractuelles, et aussi longtemps que nous avons un intérêt prépondérant à les conserver. Les données sont ensuite effacées.

5.3. Sécurité des données
Nous prenons les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Ces mesures comprennent des solutions de sécurité informatique et de réseau, des restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et de leur transmission, des instructions, formations et contrôles. Les données sont sauvegardées dans les applications et logiciels que nous utilisons. Les données sont sauvegardées sur des serveurs situés en Suisse. Si les données sont sauvegardées à l’étranger (Teams, logs, etc.), les règles énoncées au chiffre 6 s’appliquent. Si des tiers ont accès à nos données, des mesures particulières, qui sont régies par le contrat de sous-traitance (voir chiffre 7), sont prises.

6. Technologies de suivi et outils de prestataires tiers

6.1. Google Analytics
Ce site Internet utilise «Google Analytics», un outil d’analyse de sites Internet de la société Google Ireland Limited («Google»), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Google Analytics utilise des «cookies», c’est-à-dire des fichiers textes qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permettent d’analyser votre utilisation du site Internet. Les informations générées par les cookies sur votre utilisation de notre site Internet sont en général transférées et enregistrées sur un serveur de Google aux États-Unis. [Nous attirons votre attention sur le fait que ce site utilise Google Analytics avec l’extension «anonymizeIp();» afin de garantir la saisie anonyme des adresses IP (IP masking). Si vous activez l’anonymisation de votre adresse IP sur notre site Internet, cette adresse sera traitée de manière abrégée par Google en Suisse, dans les États membres de l’Union européenne (UE) ou dans d’autres États parties à l’Accord sur l’Espace économique européen. Cela a pour conséquence qu’aucune identification de votre identité n’est possible. Ce n’est que dans des cas exceptionnels que l’adresse IP complète est transmise à un serveur Google aux États-Unis où elle y est abrégée. Sur mandat de l’exploitant de ce site, Google utilisera ces informations afin d’analyser votre utilisation du site Internet, d’établir des rapports d’activités web et de nous fournir d’autres prestations en lien avec l’utilisation du site Internet et d’Internet. Vous pouvez empêcher l’enregistrement de cookies en paramétrant votre navigateur en conséquence. Néanmoins, nous attirons votre attention sur le fait que, dans ce cas, toutes les fonctionnalités de notre site ne seront éventuellement pas entièrement disponibles. De plus, vous pouvez empêcher le transfert à Google des données générées par les cookies et celles en lien avec votre utilisation du site (y compris votre adresse IP), ainsi que le traitement de ces données par Google, en téléchargeant et en installant le plug-in de navigateur disponible. Vous pouvez également empêcher la collecte de données par Google Analytics en installant un cookie opt-out qui empêchera l’enregistrement de vos données lors de votre prochaine visite sur notre site Internet: désactiver Google Analytics. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/fr/ et sur la protection des données sur https://marketingplatform.google.com/about/.

6.2 Envoi de la newsletter
Les newsletters contiennent des «web beacons», à savoir des fichiers d’un pixel qui sont extraits à l’ouverture de la newsletter. Dans le cadre de cette extraction, des données techniques, telles que des informations sur le navigateur et sur votre système, de même que votre adresse IP ainsi que l’heure de la consultation, sont collectées. Ces informations servent à l’amélioration technique des services sur la base des données techniques ou des groupes cibles et de votre comportement de lecture en fonction du lieu de consultation (identifiable grâce à l’adresse IP) ou des horaires d’accès. À des fins statistiques, il est également relevé si la newsletter est ouverte. Dans ce cas, le jour, l’heure et les liens consultés sont relevés. Pour des raisons techniques, ces informations peuvent être attribuées au destinataire correspondant. Cependant, nous utilisons ces informations uniquement afin d’identifier les habitudes de lecture de nos utilisateurs, d’adapter les contenus et ainsi d’améliorer la newsletter.

7. Transmission et transfert de données

Nous pouvons transmettre des données personnelles à des tiers si vous y avez donné consenti, si cela est nécessaire pour fournir la prestation concernée, remplir l’objectif du contrat ou préserver notre intérêt légitime, ou si nous y sommes tenus par la loi. Les catégories suivantes de destinataires peuvent recevoir des données personnelles de notre part:

• prestataires de services (p. ex. sociétés de services informatiques, fournisseurs d’hébergement, fournisseurs, conseillers, avocats, compagnies d’assurance).
• tiers dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, autorités (notamment autorités de surveillance de la révision ou autorités fiscales), institutions gouvernementales, tribunaux.

Les tiers que nous mandatons se sont contractuellement engagés à respecter la protection des données et à ne traiter les données que dans le but que nous leur avons indiqué. Nos prestataires sont pour la plupart situés en Suisse ou dans l’UE / l’EEE. Certaines données personnelles peuvent également être transférées aux États-Unis (p. ex.  données Google Analytics). Si un transfert de données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat s’avère nécessaire, il sera effectué sur la base des clauses contractuelles standard (p. ex. dans le cas de Google) ou d’autres garanties appropriées.

8. Vos droits

Toute personne peut demander des renseignements sur les données traitées la concernant, ainsi que sur l’origine, le destinataire et la finalité de la collecte et du traitement des données. En outre, vous avez le droit de demander la rectification, le blocage, l’effacement ou le transfert de vos données. Les données conservées en vertu de dispositions légales ou nécessaires à la gestion des affaires ne peuvent resp. ne doivent pas être supprimées/effacées. Si les données ne sont pas concernées par une obligation légale d’archivage ou par notre intérêt prépondérant de conservation, nous supprimerons vos données à votre demande. Si l’obligation d’archivage s’applique, nous bloquons vos données. Vous pouvez en outre faire valoir vos droits en justice ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente.

9. Dispositions finales

9.1 Entité responsable et contact
Nous sommes responsables du traitement des données conformément à la présente déclaration relative à la protection des données, sauf disposition contraire. Les demandes générales concernant la protection des données peuvent nous être envoyées par courrier ou par e-mail  à : Fiduciaire Fidinter SA, rue des Fontenailles 16, 1007 Lausanne  /  Tél. +41 21 614 61 61 / lausanne@fidinter.ch Pour les questions concernant une personne en particulier, les demandes de rectification ou une demande de suppression, une copie de la carte d’identité ou du passeport permettant d’identifier l’utilisateur doit en outre être jointe

9.2 Adaptations de la déclaration relative à la protection des données Nous pouvons adapter notre déclaration relative à la protection des données à tout moment en la publiant sur le site Internet. La présente déclaration relative à la protection des données a été mise à jour pour la dernière fois le 25 septembre 2023.